Or you want a quick look: PMO là gì?
PMO là gì là một câu hỏi được đông đảo mọi người quan tâm. Thực chất, PMO là cơ cấu tổ chức các quy trình chuẩn hóa dữ liệu của doanh nghiệp. Để tìm hiểu sâu hơn cho câu hỏi PMO là gì, bài viết hôm nay của BachkhoaWiki sẽ hoàn toàn giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình PMO.
PMO là gì?
PMO là gì?
PMO là viết tắt của Project Management Office. PMO chính là phòng quản lý dự án. Hiện nay, PMO là mô hình khá phổ biến trong các doanh nghiệp. PMO là một cơ cấu tổ chức mà ở đó các quy trình quản lý dự án được chuẩn hóa. Mục đích tạo điều kiện cho quá trình chia sẻ nguồn lực, phương pháp, công cụ và kỹ thuật.
Phân loại PMO
Có nhiều loại PMO trong các tổ chức. Mỗi loại khác nhau theo mức độ kiểm soát và ảnh hưởng của nó đối với các dự án trong tổ chức, chẳng hạn như:
- Hỗ trợ (Supportive): PMO hỗ trợ thu thập thông tin tất cả các dự án trong một tổ chức. Từ đó cung cấp các phương pháp hay nhất, các mẫu, đào tạo nhưng với mức độ kiểm soát thấp.
- Kiểm soát (Controlling): PMO kiểm soát sẽ kiểm tra xem các công cụ, quy trình và tiêu chuẩn quản lý dự án có đang được áp dụng trong các dự án hay không, với mức độ kiểm soát nhất định.
- Chỉ thị (Directive): PMO chỉ thị duy trì mức độ kiểm soát cao trong việc quản lý các dự án trong tổ chức.
Lợi ích của PMO là gì?
Với đa dạng PMO, PMO mang đến nhiều lợi ích, cụ thể như sau:
- Quản lý sự phụ thuộc (Interdependence) giữa Project, Program, Portfolio.
- Thu thập thông tin từ tất cả các dự án và đánh giá xem liệu tổ chức có đạt được mục tiêu, chiến lược hay không.
- Giúp cung cấp tài nguyên.
- Đề nghị kết thúc dự án khi thích hợp.
- Theo dõi việc tuân thủ quy trình tổ chức.
- Cung cấp việc giao tiếp tập trung đối với các dự án.
- Giúp thu thập các bài học kinh nghiệm và phân bổ làm cho các dự án khác có thể tái sử dụng được bài học kinh nghiệm này.
- Cung cấp các mẫu cho các tài liệu như cấu trúc phân chia công việc (WBS – Work Breakdown Structure) hoặc kế hoạch quản lý truyền thông trong dự án.
- Được tham gia nhiều hơn từ quá trình khởi động dự án (ngay từ đầu) thay vì tham gia vào từ các giai đoạn sau của dự án.
- Cung cấp hướng dẫn và quản trị dự án.
- Một phần của CCB (Change Control Board – ban kiểm soát thay đổi).
- Là một bên liên quan (Stakeholder) trong Project Team.
- Sắp xếp ưu tiên các dự án (Prioritize Projects).
Vai trò của PMO là gì?
Vai trò của PMO là lập các kế hoạch chiến lược trong quản lý dự án (Strategic Role). Khi đó, PMO sẽ làm việc với các nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao tại công ty để lựa chọn những dự án phù hợp nhất. Các dự án này phải đảm bảo phù hợp với những chiến lược phát triển của công ty và có khả năng mang lại lợi nhuận cao nhất.
Vai trò quan trọng được coi là đặc trưng của PMO là Governance Role. Đây là điều không thể thiếu với mọi PMO với nhiệm vụ giám sát các dự án đang thực thi, đảm bảo đúng quy trình, thủ tục cần có của dự án.
Trong quá trình làm công tác thanh tra, giám sát, PMO sẽ cần dùng các Guides, Templates hay Project Portfolio Tools để trợ giúp cho các Project Manager quản lý theo đúng quy trình của PMO.
Vai trò cuối cùng của PMO là nơi lưu giữ tất cả những dữ liệu, thông tin về dự án (Historical).
Trách nhiệm của PMO là gì?
PMO có thể có trách nhiệm với toàn tổ chức. Nó có thể đóng vai trò hỗ trợ liên kết chiến lược và mang lại giá trị tổ chức. PMO tích hợp dữ liệu và thông tin từ các dự án chiến lược của tổ chức và đánh giá các mục tiêu chiến lược cấp cao đang được thực hiện như thế nào. PMO là sự liên kết tự nhiên giữa danh mục, chương trình, dự án và hệ thống đo lường tổ chức của tổ chức (Ví dụ: Bảng điểm cân bằng – Balanced Scorecard).
Các dự án do PMO hỗ trợ hoặc quản lý có thể không liên quan với nhau (hơn là được quản lý cùng với nhau như quản lý trong một chương trình – Program). Hình thức, chức năng và cơ cấu cụ thể của một PMO phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức mà nó hỗ trợ.
Một PMO có thể có thẩm quyền để hành động như một bên liên quan và là một người ra quyết định quan trọng trong suốt vòng đời của mỗi dự án nhằm giữ nó phù hợp với mục tiêu kinh doanh. PMO có thể:
- Khuyến nghị.
- Chuyển giao tri thức.
- Chấm dứt dự án.
- Thực hiện các hành động khác theo yêu cầu.
Chức năng của PMO là gì?
Chức năng chính của một PMO là hỗ trợ các giám đốc dự án theo nhiều cách khác nhau, cụ thể là:
- Giúp cho nhà đầu tư quản lý các nguồn lực chung trong tất cả các dự án do PMO quản lý.
- Giúp nhà đầu tư xác định và phát triển phương pháp luận quản lý dự án, các thực tiễn tốt và các tiêu chuẩn.
- Tạo điều kiện cho quản lý huấn luyện, tư vấn, đào tạo và giám sát.
- Hỗ trợ cho việc theo dõi việc tuân thủ các tiêu chuẩn, chính sách, thủ tục, và các biểu mẫu quản lý dự án thông qua việc kiểm toán dự án.
- Thuận tiện cho việc xây dựng và quản lý chính sách, thủ tục, mẫu, và các tài liệu chia sẻ khác (Tài sản quy trình tổ chức – OPA – Organizational Process Assets) của dự án.
- Tạo cơ hội phối hợp với truyền thông liên lạc giữa các dự án.
Doanh nghiệp có cần áp dụng mô hình PMO không?
Thứ nhất doanh nghiệp cần định hình công việc trước khi xác định có áp dụng mô hình PMO hay không?
Trước khi nghiên cứu xem doanh nghiệp bạn có cần áp dụng mô hình PMO hay không bạn cần xác định rõ các khái niệm, quy chuẩn thực hiện chính như sau :
- Vai trò của PMO phải được xác định rõ ràng, không để lại sự mơ hồ cho trách nhiệm.
- Thay vì giao nhiều vai trò và trách nhiệm PMO, hãy tập trung vào những gì tổ chức cần thực hiện trên cả các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
- Cam kết của quản lý cấp cao là cần thiết để một PMO được chấp nhận bởi tất cả các bộ phận của tổ chức. Không có nhiệm vụ này, bộ phận PMO chỉ là một Silo chiến đấu để thiết lập tiếng nói của mình trong tổ chức.
- Trước khi thuê một PMO, hãy dành thời gian để hiểu văn phòng quản lý dự án là gì và làm thế nào nó có thể mang lại lợi ích cho tổ chức trong dài hạn. Từ đó, thực hiện kế hoạch hành động cung cấp KPI PMO rõ ràng để đánh giá lợi ích của PMO.
Định hình công việc trước khi xác định có hay không?
Điều quan trọng cần ghi nhớ là không phải mọi tổ chức đều cần PMO, đặc biệt là trong giai đoạn đầu quản trị kinh doanh. Khi một công ty trưởng thành, câu hỏi này có nên mang PMO hay không ngày càng trở nên phù hợp.
Đối với các tổ chức lớn hơn có nhiều chương trình hoạt động cùng một lúc, chắc chắn sẽ có lợi khi đầu tư vào khung PMO, với mục tiêu truyền thông rõ ràng hơn giữa các bên liên quan nội bộ và phân phối KPI PMO. Theo thống kê doanh nghiệp áp dụng mô hình PMO có đến 71% các công ty sử dụng mô hình PMO, con số này đã tăng gấp mười lần trong thập kỷ qua.
Tuy nhiên, nếu PMO được thực hiện kém, nó có thể khiến công ty quay trở lại về mặt phân phối dự án. Điều đó sẽ tạo ra cảm giác tiêu cực đối với việc quản lý dự án. Khiến các bên liên quan lo lắng đầu tư thời gian và tiền bạc để thực hiện lại điều này vào một ngày trong tương lai.
Nếu xây dựng mô hình PMO bạn sẽ nhận được lợi ích gì?
Những lợi ích sau đây khi triển khai các công ty mở rộng PMO bất kể họ hoạt động trong lĩnh vực nào:
- Cung cấp một phương pháp quản lý dự án được tiêu chuẩn hóa và các thực tiễn tốt nhất về PMO với các lợi ích lâu dài, hữu hình cho một tổ chức.
- Các quy trình truyền thông trở nên hợp lý giữa các chương trình, cho phép tăng cường hợp tác giữa các nhóm.
- Người quản lý dự án có thể tập trung vào các nhiệm vụ hoạt động hàng ngày. Họ có thể cung cấp cơ hội hướng dẫn và đào tạo cho các thành viên trong nhóm, cải thiện bộ kỹ năng khi cần thiết.
- Việc cung cấp sử dụng tiêu chuẩn các công cụ và phần mềm quản lý dự án như: Trello, Yammer,… giúp cho việc di chuyển nguồn nhân lực giữa các dự án trở nên đơn giản hơn.
- Chia sẻ nguồn nhân lực giữa các dự án sẽ cho phép các đội mạnh phát triển thịnh vượng.
Cách doanh nghiệp đo lường thành công trong một PMO
Bạn có thể áp dụng cách thức đo lường PMO bằng cách đánh giá những chỉ tiêu sau:
- Số lượng dự án đã hoàn thành so với dự án chưa hoàn thành.
- Chi phí bỏ ra thực tế với chi phí ước tính.
- Phân tích tài chính, lợi tức đầu tư.
- Phân tích thời gian hoàn thành dự án.
- Tính toán nguồn nhân lực.
Các PMO không ngừng phát triển với các công nghệ, phương pháp và tư duy chiến lược mới của các nhóm dự án. Bằng cách thích nghi với môi trường công ty của bạn, một PMO có thể đảm nhận một loạt các chức năng và trách nhiệm, hỗ trợ các dự án trên toàn doanh nghiệp.
Xem thêm:
Bài viết trên đây của BachkhoaWiki đã phần nào giúp bạn trả lời cho câu hỏi PMO là gì. Nếu thấy bài viết hay và hữu ích thì hãy LIKE & SHARE cho BachkhoaWiki. Đặc biệt, đừng quên ủng hộ các bài viết tiếp theo của BachkhoaWiki nhé.
