Or you want a quick look: Dự án ERP là gì?
Rất nhiều doanh nghiệp và người làm kinh doanh muốn tìm hiểu dự án ERP là gì bởi độ hot cũng như sự thành công mà nó mang lại. Hiểu đơn giản ERP là một hệ thống hoạch định nguồn nhân lực của các doanh nghiệp. Hôm nay BachkhoaWiki sẽ cùng bạn trả lời cho câu hỏi dự án ERP là gì.
Dự án ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép tiếp cận các dữ liệu nội bộ được chia sẻ nhằm quản lý được toàn bộ hoạt động của công ty.
Dự án ERP là dự án triển khai hệ thống Phần mềm quản trị tổng thể nguồn lực (ERP) cho doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai thành công dự án ERP.
Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ trước khi thực hiện tránh lãng phí thời gian, tốn kém tiền của, kìm hãm tốc độ phát triển doanh nghiệp.
Khái niệm liên quan dự án ERP là gì
Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống hay giải pháp ERP có thể được hiểu là một hệ thống phần mềm hay giải pháp phần mềm trợ giúp doanh nghiệp trong hoạt động điều hành và tác nghiệp. Hệ thống ERP có thể kết nối nhiều bộ phận trong doanh nghiệp thành một hệ thống; hoạch định và quản lý tài nguyên; cung cấp thông tin tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp để hỗ trợ các bộ phận chuyên môn thực hiện công việc hay ra quyết định của lãnh đạo.
Trước tiên chúng ta cùng nhìn lại sơ về lịch sử của hệ thống ERP một chút. Có thể nói ERP được ra đời nhờ sự phát triển từ một ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP) và sản xuất tích hợp máy tính (CIM) và phát triển một cách toàn diện thành hệ thống ERP. Từ ERP xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho MRP.
Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết các mảng của một doanh nghiệp chứ không chỉ được dùng cho bên sản xuất. Các cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủ cũng bắt đầu ứng dụng ERP.
Tới khoảng năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện và được dùng để chỉ những phần mềm dự án ERP có khả năng dùng giao diện web để truy cập và sử dụng. Thế hệ ERP mới này hỗ trợ việc hợp tác giữa các công ty với nhau chứ không chỉ quản lý nội bộ nữa.
Phần mềm ERP là gì?
Phần mềm dự án ERP là phần mềm hỗ trợ cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu và đưa ra các dự báo, giúp cho nhà quản lý hoặc các bộ phận tác nghiệp hiệu quả. Phần mềm ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài.
Bên cạnh đó, ứng dụng phần mềm dự án ERP giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng sức cạnh tranh, và lợi nhuận. Phần mềm ERP được đánh giá là phần mềm quản trị doanh nghiệp được ứng dụng nhiều nhất trên thế giới hiện nay.
Triển khai ERP là gì?
Triển khai dự án ERP là quá trình chuẩn bị, khảo sát thực trạng của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra các căn cứ để xây dựng hệ thống, quy trình nghiệp vụ đạt tiêu chuẩn. Rồi sau đó sẽ đi đến quá trình phát triển, chỉnh sửa hệ thống, cài đặt và đào tạo lại nhân sự.
Sau khi hoàn thành quá trình đó thì dự án ERP sẽ đi vào vận hành thử và cuối cùng là quá trình nghiệm thu dự án, vận hành thật, Golive.
Trước khi triển khai dự án ERP, cả hai bên khách hàng và nhà triển khai cần thống nhất lập ra ban quản lý dự án bao gồm lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp như phó giám đốc và nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng ban.
Cần có các nhân sự khi triển khai dự án ERP như dưới đây. Cụ thể:
- Về phía khách hàng: Cần một quản lý dự án triển khai ERP. Người này sẽ báo cáo trực tiếp cho ban quản lý và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án.
- Về phía nhà triển khai: Bên triển khai dự án ERP cần người giữ vai trò tư vấn chính, phụ trách triển khai dự án, tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật.
- Về phía người dùng thử nghiệm: Những người dùng chính được các phòng, ban phía khách hàng chọn ra làm việc với nhà triển khai.
- Người phụ trách chất lượng: Người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Vai trò chính của người này là đảm bảo khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án.
Các bước để triển khai một dự án ERP là gì?
Để triển khai một dự án ERP bao gồm 6 bước. Cụ thể:
Chuẩn bị dự án ERP
Trước khi bắt tay vào triển khai dự án, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và cụ thể mục tiêu cần đạt được sau khi triển khai dự án. Xác định mục tiêu luôn là bước đầu vô cùng quan trọng.
Doanh nghiệp sẽ phải luôn bám sát mục tiêu đó trong quá trình thực hiện. Các doanh nghiệp cũng thường yêu cầu nhà cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều hơn một phương án để lựa chọn. Trong bước chuẩn bị này, các doanh nghiệp cũng chuẩn bị về mặt tinh thần, tạo sự tin tưởng, thiện chí làm việc với nhà cung cấp để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi.
Lập kế hoạch thực hiện dự án ERP
Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai dự án chính là sự khởi đầu của dự án. Xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án bao gồm các cuộc họp với nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra kế hoạch thực hiện cụ thể từ đó hoạch định các nguồn lực đáp ứng cho kế hoạch.
Doanh nghiệp nên dành thời gian trong giai đoạn này để thảo luận về mô hình quá trình ban đầu và giả thiết nhiều tình huống sử dụng hệ thống ERP để đưa ra kết quả thống nhất.
Phân tích dự án ERP là gì
Doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên bên mình biết những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP.
Nhân viên sẽ là người đưa ra được những yêu cầu về thiết kế phần mềm ERP để phục vụ tốt công việc của họ. Vào cuối giai đoạn này, bạn nên chắc chắn đã được trải nghiệm cơ bản mô hình chức năng quá trình kinh doanh, dự toán, và một danh mục trường hợp sử dụng thực hiện đến bước cuối.
Thực hiên dự án ERP
Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định trước.
Tất cả các báo cáo và tùy biến nên được thử nghiệm và hoạt động tốt. Đánh giá hệ thống ERP bằng cách sử dụng các tình huống khác nhau và thực hiện tương tác chức năng. Tất cả các thư viện, hệ thống phần mềm ERP trong giai đoạn này sẽ được thực hiện.
Xác nhận dự dán ERP
Bạn nên có một hệ thống ERP đầy đủ chức năng mới. Bạn cần phải có một thiết lập hệ thống thí điểm và báo cáo kết quả, công việc, và sử dụng tùy chỉnh tất cả các chức năng.
Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối là nhân viên. Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống ERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai.
Triển khai hệ thống ERP
Tất cả mọi thứ đã được xây dựng đều hướng tới giai đoạn cuối cùng này. Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.
Hãy chắc chắn rằng những người thực hiện triển khai dự án ERP của doanh nghiệp đang tham gia vào quá trình đó để mọi thứ hoạt động trơn tru. Để có một dự án ERP thành công, không chỉ cứ thực hiện đúng và đủ các bước trong quy trình triển khai dự án này là đủ, mà việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là điều vô cùng quan trọng.
Kinh nghiệm triển khai thành công dự án ERP là gì?
- Hiểu được dự án ERP là gì thì chưa đủ, bạn cần tích lũy cho mình những kinh nghiệm để triển khai thành công dự án ERP:
- Nếu nhà triển khai dự án ERP đưa chi phí dịch vụ thấp hơn chi phí License thì có nghĩa là đã đem đến rủi ro cho dự án.
- Nếu nhà triển khai dự án ERP cam kết hoàn thành dự án trong thời hạn quá ngắn thì doanh nghiệp cần xem xét lại.
- Một kế hoạch mà nguồn nhân lực không rõ ràng, không dành trọn thời gian cho dự án, không khởi động đúng thời điểm trong năm tài chính cũng xem như một thất bại được báo trước.
- “Phần mềm dự án ERP” triển khai trên một nền tảng hạ tầng yếu kém, quy trình và các hạ tầng dữ liệu chưa được chuẩn hóa cũng đem lại hiệu quả thấp và khả năng thất bại rất cao.
- Doanh nghiệp chưa chuẩn hóa cơ sở hạ tầng đã vội triển khai dự án ERP thì khả năng thất bại rất cao vì không xác định rõ yêu cầu, không biết được đích đến của dự án.
- Doanh nghiệp chưa chuẩn bị đủ ngân sách và nguồn nhân lực thực hiện, dự án kéo dài mãi vì không có ngân sách hỗ trợ kịp thời do nguồn lực thiếu hụt do phải phân tán trong quá trình triển khai dự án.
- Nhà triển khai dự án ERP cam kết nhân sự cho dự án nhưng không căn cứ trên Scope, Scheldule và các Milestone.
- Điều khoản Payment Term trong hợp đồng không phù hợp với các giai đoạn triển khai ERP và nguồn lực thực hiện khả năng “gãy” dự án kèm thâm hụt ngân sách thực hiện rất dễ xảy ra.
- Doanh nghiệp không nên giao phó công tác giám sát triển khai nhập liệu của End User hoàn toàn cho nhà triển khai ERP.
- Xác định các công việc cần thực hiện trước khi triển khai dự án ERP như các bước triển khai, vai trò các bên và các lưu ý cần tránh là điều vô cùng quan trọng để các chủ doanh nghiệp đảm bảo thành công khi triển khai ERP.
Xem thêm:
Những chia sẻ trên đây đã giúp cho bạn hiểu rõ dự án ERP là gì chưa nhỉ. Nếu thấy bài bài viết hay thì đừng quên LIKE & SHARE nhé, đặc biệt là hãy ủng hộ cho các bài viết tiếp theo của BachkhoaWiki.
