Ủy ban Công ty Malaysia (Companies Commission of Malaysia - CCM) trực thuộc Bộ Thương mại nội địa, Hợp tác xã và Tiêu dùng Malaysia, là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đăng ký doanh nghiệp. Ủy ban Công ty đi vào hoạt động vào ngày 16 tháng 4 năm 2002 trên cơ sở hợp nhất giữa Cơ quan đăng ký công ty (Registrar of Companies - ROC) và Cơ quan đăng ký doanh nghiệp (Registrar of Businesses - ROB) của Malaysia.
Bạn đang xem: Registrar of companies là gì
Ủy ban Công ty Malaysia cung cấp các dịch vụ về thành lập và đăng ký doanh nghiệp cũng như công khai thông tin của các công ty và doanh nghiệp. Với chức năng và nhiệm vụ của mình, Ủy ban Công ty Malaysia đảm bảo trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp được thực hiện một cách nghiêm túc, tạo được cơ chế giám sát minh bạch về sự hoạt động của các công ty, doanh nghiệp và góp phần thúc đẩy sự phát triển của cộng đồng doanh nghiệp Malaysia.
1. Chức năng, nhiệm vụ
- Đảm bảo các quy định của pháp luật được tuân thủ, thi hành và đem lại hiệu quả.
- Đại diện cho Chính phủ Malaysia và cung cấp các dịch vụ về quản lý, thu nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp hoặc bất kỳ khoản phí khác theo quy định của pháp luật;
- Điều chỉnh các vấn đề liên quan đến hoạt động của các tập đoàn, công ty và doanh nghiệp theo pháp luật;
- Khuyến khích và thúc đẩy việc thi hành các quy tắc đạo đức giữa giám đốc, thư ký, người quản lý và các cán bộ khác của các tập đoàn, công ty, doanh nghiệp… để đảm bảo tất cả hoạt động của công ty và doanh nghiệp được thực hiện phù hợp với các chuẩn mực tôn giáo chính thống;
- Tăng cường và thúc đẩy việc cung cấp thông tin doanh nghiệp theo quy định của pháp luật, xây dựng và phát triển cơ sở dữ liệu, qua đó bất kỳ thông tin về doanh nghiệp được Ủy ban Công ty tiếp nhận đều có thể được phân tích và cung cấp cho công chúng;
- Nghiên cứu các vấn đề về pháp lý liên quan đến hoạt động của công ty và doanh nghiệp;
- Tham mưu cho Bộ trưởng về các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty và doanh nghiệp thuộc lĩnh vực quản lý của nhà nước;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Bộ trưởng.
2. Cơ cấu tổ chức
Đứng đầu Ủy ban Công ty Malaysia là Hội đồng thành viên, trong đó có 01 Giám đốc điều hành quản lý trực tiếp các hoạt động của Ủy ban Công ty Malaysia; 02 Phó Giám đốc điều hành phụ trách mảng hoạt động và dịch vụ và 01 giám đốc cấp cao về thực thi pháp luật. Trách nhiệm cụ thể như sau:
- Phó Giám đốc điều hành về hoạt động phụ trách các đơn vị gồm: Phòng Đăng ký dịch vụ, Phòng Marketing và Phát triển kinh doanh, Phòng Phát triển doanh nghiệp và Chính sách và Bộ phận Hoạt động chi nhánh.
- Phó Giám đốc điều hành về dịch vụ phụ trách các đơn vị gồm: Phòng Nguồn lực tổ chức; Phòng Thông tin và Công nghệ truyền thông, Học viện đào tạo thuộc Ủy ban công ty Malaysia và Bộ phận Quan hệ công chúng.
- Giám đốc cấp cao về thực thi pháp luật phụ trách các đơn vị gồm: Phòng Dịch vụ pháp luật, Phòng Thi hành pháp luật, Phòng Thanh tra và Bộ phận Khiếu nại.
3. Quầy đăng ký doanh nghiệp di động (BRMC)
Quầy đăng ký doanh nghiệp di động (Business Registration Mobile Counter - BRMC) là một trong những sáng kiến của CCM để tiếp cận với cộng đồng doanh nghiệp. Các BRMC nằm ngoài trụ sở cố định của CCM và thường được đặt tại các khu vực thực hiện các hoạt động liên quan đến kinh doanh như Văn phòng hội đồng địa phương, chợ, siêu thị… Sáng kiến này cung cấp cho cộng đồng doanh nghiệp Malaysia một kênh thay thế và tiếp cận thuận tiện tới dịch vụ đăng ký doanh nghiệp của CCM. BRMC thực hiện phê duyệt tại chỗ đối với đăng ký doanh nghiệp và đăng ký lại.
Các BRMC còn có chức năng như một kênh hiệu quả để nâng cao nhận thức trong cộng đồng doanh nghiệp về sự cần thiết và lợi ích của việc đăng ký doanh nghiệp. Cán bộ tại BRMC có nhiệm vụ giải thích các nghĩa vụ pháp lý liên quan đến hoạt động của các doanh nghiệp.
4. Cổng thông tin MyCoID
Việc thành lập công ty tại CCM và đăng ký với các cơ quan chức năng của Chính phủ có thể được thực hiện đồng thời thông qua Cổng thông tin điện tử MyCoID. MyCoID là một Cổng thông tin được phát triển với mục đích tạo thuận lợi cho việc khởi sự kinh doanh của doanh nghiệp tại Malaysia. Cổng thông tin này kết nối với năm cơ quan là Ban Doanh thu nội địa của Malaysia (Inland Revenue Board - IRBM), Quỹ Tiết kiệm việc làm (Employment Provident Fund - EPF), Tổ chức An sinh xã hội (Social Security Organization - SOCSO), Quỹ Phát triển nguồn nhân lực (Human Resources Development Fund -HRDF) và Hiệp hội doanh nghiệp vừa và nhỏ Malaysia (Small and Medium Enterprises Corporation - SME Corp) nhằm mục đích chia sẻ dữ liệu về đăng ký thành lập và sau thành lập giữa các cơ quan với nhau.
Mã số công ty (MyCoID) là mã số thành lập công ty được sử dụng như một nguồn duy nhất cho các mục đích đăng ký và giao dịch với các cơ quan khác có liên quan của Chính phủ. Với MyCoID, cộng đồng có thể sử dụng một số duy nhất có nguồn gốc từ mã số thành lập được cấp bởi Ủy ban Công ty của Malaysia (SSM) cho việc đăng ký, tham khảo và giao dịch với các cơ quan chức năng của Chính phủ. Sáng kiến mang tính đột phá này cho phép công ty khởi sự kinh doanh chỉ trong vòng một ngày.
II. Một số quy định về quản lý công ty sau đăng ký thành lập
1. Quy định về Báo cáo hoạt động hàng năm (Annual Return)
(i) Bản sao của báo cáo tài chính đã được kiểm toán gần nhất bao gồm bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh có xác nhận của giám đốc, quản lý hoặc thư ký của công ty (bao gồm tất cả các tài liệu cần thiết được kèm theo); và
(ii) Bản sao có chứng thực của báo cáo kiểm toán.
Trường hợp công ty tư nhân được miễn thuế có khả năng chi trả các khoản nợ thì báo cáo tài chính có thể được thay thế bởi chứng nhận có chữ ký của giám đốc, thư ký công ty và kiểm toán viên, trong đó nêu rõ:
(i) Công ty được miễn thuế;
(ii) Các báo cáo tài chính tuân thủ quy định tại Luật Công ty, đã được đưa ra trong cuộc họp Đại hội thường niên; và
(iii) Công ty có khả năng thanh toán nợ khi đến hạn phải trả vào thời điểm công bố báo cáo kết quả kinh doanh.
Giấy chứng nhận về việc công ty được miễn thuế phải bằng tiếng Bahasa Malaysia hoặc tiếng Anh. Trường hợp Giấy chứng nhận viết bằng ngôn ngữ khác thì phải được dịch sang tiếng Bahasa Malaysia hoặc tiếng Anh.
Lệ phí nộp báo cáo hàng năm như sau:
- Đối với công ty đại chúng – 350 RM
- Đối với bất kỳ công ty nào khác – 150 RM
2. Quy định về Báo cáo tài chính
Điều 167 Luật Công ty quy định công ty và các giám đốc, người quản lý phải nộp báo cáo kết quả kinh doanh cùng bảng cân đối kế toán đúng hạn và đảm bảo sự chính xác. Những báo cáo này phải được chuẩn bị phù hợp với các tiêu chuẩn kế toán đã được phê duyệt.
Theo quy định tại Điều 169 Luật Công ty, các báo cáo này phải được đệ trình tại cuộc họp Đại hội thường niên. Báo cáo đầu tiên của công ty phải được nộp trong vòng 18 tháng sau khi công ty được thành lập. Sau đó, các báo cáo phải được thực hiện hàng năm, cách nhau một khoảng thời gian tối đa không quá 15 tháng. Các báo cáo phải được nộp trong khoảng thời gian không quá 06 tháng kể từ ngày nộp báo cáo gần nhất cho tới trước khi họp Đại hội thường niên.
Xem thêm: To Take A Rest Là Gì Và Cấu Trúc Take A Rest Trong Tiếng Anh
Các báo cáo bao gồm:
- Kết quả kinh doanh;
- Bảng cân đối kế toán;
- Báo cáo của Giám đốc;
- Báo cáo của kiểm toán viên;
- Các chú thích kèm theo; và
- Báo cáo nhóm (nếu có).
Các báo cáo kiểm toán phải được xác nhận bởi Giám đốc hoặc người quản lý hoặc thư ký công ty về sự chính xác của các văn bản đó. Các báo cáo kiểm toán phải được thực hiện bằng tiếng Bahasa Malaysia hoặc tiếng Anh. Nếu sử dụng các ngôn ngữ khác thì sẽ phải dịch sang tiếng Bahasa Malaysia hoặc tiếng Anh.
3. Thông báo thay đổi Giám đốc, người quản lý và thư ký hoặc thay đổi các thông tin cá nhân của họ
Khoản 6 Điều 141 Luật Công ty quy định trong vòng 01 tháng sau khi thành lập, công ty phải nộp bản kê khai thông tin chi tiết của Giám đốc, người quản lý và thư ký cũng như Bản kê khai chi tiết sự thay đổi có chứa các thông tin chi tiết của các giám đốc, nhà quản lý và thư ký. Trường hợp có sự thay đổi lãnh đạo công ty, bản kê khai chi tiết sự thay đổi phải được nộp cho CCM trong vòng một tháng kể từ ngày thay đổi.
4. Thông báo Thay đổi về đăng ký trụ sở
Theo Điều 119 Luật Công ty, công ty phải đăng ký trụ sở ở Malaysia để nhận tất cả thông tin liên lạc và các thông báo. Trụ sở đăng ký phải được xác định từ ngày công ty bắt đầu hoạt động kinh doanh hoặc sau 14 ngày kể từ ngày thành lập công ty. Một bản thông báo tình hình của Văn phòng đăng ký và thời gian làm việc cũng như bản kê khai chi tiết sự thay đổi phải được nộp với CCM trong vòng 01 tháng, kể từ ngày thành lập công ty hoặc ngày đăng ký thay đổi.
III. Một số dịch vụ trực tuyến của CCM
Các dịch vụ trực tuyến của CCM được giới thiệu để thay thế cho các dịch vụ thực hiện trực tiếp tại CCM nhằm mục đích nộp hồ sơ và mua sắm thông tin của công ty và doanh nghiệp, bao gồm các dịch vụ nộp hồ sơ trực tuyến và thông tin điện tử. Người sử dụng các dịch vụ trực tuyến của CCM có thể truy cập tại bất cứ đâu và thanh toán bằng thẻ tín dụng, ghi nợ trực tiếp hoặc tài khoản trả trước.
1. Dịch vụ nộp hồ sơ trực tuyến
Nộp hồ sơ điện tử là một tiện ích được cung cấp bởi CCM cho phép nộp hồ sơ của công ty và doanh nghiệp bằng văn bản điện tử. Dịch vụ này là kết quả của sự hợp tác giữa CCM và Đơn vị Hoạch định quản lý và Hiện đại hóa hành chính Malaysia (Malaysian Administrative Modernization the Management Planning Unit - MAMPU). Hệ thống này sử dụng Cổng dịch vụ công cộng của Chính phủ Malaysia (PSP) thông qua trang web http://www.gov.my.
Người sử dụng dịch vụ này trước tiên phải trở thành một thuê bao dịch vụ bằng cách trả lệ phí theo quy định và tuân thủ các điều khoản và điều kiện của Cơ quan đăng ký. Chỉ có các thuê bao dịch vụ mới có thể nộp hồ sơ trực tuyến tới CCM.
Hiện nay, các dịch vụ có sẵn trên hệ thống nộp hồ sơ trực tuyến bao gồm các dịch vụ như các mẫu đơn kiểm tra sự sẵn có của tên công ty dự kiến sử dụng, các mẫu đơn dành cho việc thành lập công ty, cung cấp thông tin công ty sau thành lập, thay đổi thông tin công ty và các mẫu giấy phép của công ty…
2. Dịch vụ thông tin điện tử
Dịch vụ thông tin điện tử cho phép thực hiện việc mua thông tin công ty và doanh nghiệp trực tuyến. Kể từ khi được giới thiệu vào tháng 7 năm 2006, dịch vụ thông tin điện tử đã phát triển để phù hợp với những yêu cầu của các bên liên quan. Các dịch vụ thông tin điện tử của CCM có thể được truy cập thông qua http://www.ssm.com.my hoặc http://www.ssm-einfo.com.my.
Dịch vụ thông tin điện tử của CCM cung cấp các loại thông tin sau: các thông tin về công ty và doanh nghiệp (địa chỉ đăng ký, ngày đăng ký, ngành nghề kinh doanh); Số vốn cổ phần; Danh sách chủ sở hữu của doanh nghiệp hoặc các thành viên, giám đốc công ty); Báo cáo tài chính; Báo cáo kết quả kinh doanh; thông tin về các chi nhánh (nếu có)…
3. Dịch vụ thông tin di động
Thông tin điện tử di động của CCM là một kênh di động để tìm kiếm và mua thông tin của công ty và doanh nghiệp. Dịch vụ thông tin điện tử bao gồm 3 lựa chọn:
- Dịch vụ nhắn tin (SMS)
- Giao thức ứng dụng không dây (WAP): cho phép người dùng có tài khoản điện tử và truy cập trên các điện thoại di động đã kích hoạt WAP. Thông tin được mua sẽ được hiển thị trong các thiết bị di động theo một định dạng văn bản và các tập tin pdf sẽ được gửi đến địa chỉ email đã đăng ký trong vòng 30 phút.
Các dịch vụ tích hợp sẵn qua WAP gồm:
+ Tìm kiếm tên công ty/doanh nghiệp
+ Tìm kiếm mã số của công ty/doanh nghiệp
+ Mua thông tin của công ty/doanh nghiệp
- Dịch vụ bổ sung dữ liệu phi cấu trúc (USSD)
Các dịch vụ tích hợp sẵn qua USSD gồm có:
(i) Tìm kiếm tên và mã số công ty/doanh nghiệp
Người dùng có thể đưa ra yêu cầu về thông tin của các công ty/doanh nghiệp bằng cách nhập mã số công ty/doanh nghiệp để có được tên và số đăng ký của một công ty/doanh nghiệp.
(ii) Mua thông tin về công ty/doanh nghiệp
Người dùng có thể mua các thông tin về công ty/doanh nghiệp thông qua các Dịch vụ USSD. Phí sẽ được trừ vào số dư trong tài khoản điện tử đang sử dụng của người mua. Sau khi hoàn thành quá trình, người sử dụng được cung cấp một tùy chọn để xem trước các thông tin đã lựa chọn. Thông tin về công ty/doanh nghiệp được đặt mua (dưới dạng PDF) sẽ được gửi đến địa chỉ email đã đăng ký của người sử dụng dịch vụ.
4. Dịch vụ danh bạ công ty
Danh bạ công ty là một sản phẩm có thể tùy chỉnh dựa trên các yêu cầu cụ thể. Danh bạ công ty chứa các thông tin theo yêu cầu có trong cơ sở dữ liệu của các công ty đã đăng ký với CCM.
5. Dịch vụ cung cấp báo cáo tài chính
Mục đích của sản phẩm này là cung cấp cho công chúng với một bản tóm tắt báo cáo tài chính công ty (gồm bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh) bao gồm một giai đoạn tài chính là 02 năm.
6. Dịch vụ thống kê
Dịch vụ thống kê chứa danh sách của tất cả các công ty thành lập tại Malaysia được phân loại theo các tiêu chí cụ thể.
7. Dịch vụ thông tin hình ảnh
Dịch vụ hình ảnh được sử dụng cho các mục đích cụ thể liên quan đến các yêu cầu có liên quan thuộc Luật Công ty năm 1965. Dịch vụ này cho phép mua dữ liệu công ty dưới định dạng hình ảnh (TIFF).
