Trong đời sống giao tiếp của mọi người thì thư đã trở thành một phần phổ biến và vô cùng quan trọng. Thư có nhiều dạng tuy nhiên sẽ luôn có cấu trúc chung. Trong bài học tiếng anh này chúng tôi sẽ chia sẻ tới các bạn cách viết thư bằng Tiếng Anh thông dụng và chuẩn nhất mà bạn có thể áp dụng với bất cứ thể loại nào.
1. Cách viết chung của bức thư bằng tiếng anh thông dụng và chuẩn nhất
1.1. Heading
- Heading hay còn gọi là tiêu đề chính là phần tên của bức thư mà bạn muốn gửi
1.2. Inside address
Địa chỉ bên trong (Phần này thông thường chỉ dùng trong thư công việc mà không sử dụng trong thư thân mật) bao gồm như sau :
- - Thông tin người viết gồm: Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc ở bên phải bức thư. Bạn nên tránh dùng tên riêng trừ khi đây là thư từ cá nhân bởi vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty của họ.
- - Ngày tháng năm: thư bằng tiếng anh bạn nên chú ý khi viết phần ngày tháng năm. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ thì ngược lại, viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Để tránh hiểu nhầm bạn nên viết đầy đủ thứ ngày tháng năm như : 5 February 2017 hoặc February 2nd, 2017. Cách viết trên không chỉ tránh được nhầm lẫn mà còn thể hiện sự lich sự hơn cách chỉ dùng số.
- - Tên và địa chỉ người nhận gồm: Cách trình bày tên, chức danh, tên của công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống với cách bạn trình bày thông tin của bạn ở đầu thư. Lưu ý, những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái bức thư hay vì bên phải hay chính giữa
- - Cách viết lời xưng hô, lời chào đầu thư bằng tiếng anh
- Ex : Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Smith, Dear Ms. Smith
- Khi chưa rõ người nhận, bạn có thể viết : Dear Sir/Madam
(Cách viết một bức thư thông dụng)
1.3. Body
Đầu tiên bạn đưa ra lý do viết thư, có thể trình bày theo các cách viết như sau:
- - Thank you for sending email to us (Cảm ơn bạn vì đã gửi email tới cho chúng tôi)
- - I am writing this letter to inform you that… ( Tôi viết thư naỳ để thông báo với anh/chị rằng…)
- - To confirm…(để xác nhận)
- - To request about …(để yêu cầu)
- - I would like to inform you that…(Tôi muốn thông báo với anh/chị rằng…)
- - In reply to your request…(Tôi xin trả lời yêu cầu của anh/chị…)
Cách viết của trường hợp muốn đề cập nội dung email trước đó trong thư bằng tiếng anh:
- - Thanks for your prompt reply (Cảm ơn vì phản hồi sớm của anh/chị)
- - With reference to you email sent …(ghi ngày). Regarding to your email requesting for.. (Như email đã gửi ngày…..Liên quan đến yêu cầu trong email của anh/chị về…)
- - According to our meeting yesterday…(Theo như cuộc họp của chúng ta ngày hôm qua…)
- - Based on our previous conversation… (Dựa trên cuộc hội thoại trước…)
Trường hợp muốn đề nghị hay yêu cầu vấn đề trong thư bằng tiếng anh chuẩn nhất:
- - We look forward to receiving…(Chúng tôi mong chờ nhận được…)
- - Could you please send me…(Anh/chị vui lòng gửi cho tôi…)
- - I would like to receive…(Tôi muốn nhận…)
- - I would be grateful if you could …(Tôi lấy làm biết ơn nếu anh/chị có thể…)
- - Could you please provide me…(Anh/chị có thể cung cấp cho tôi…)
- - I would like to request you to…( Tôi muốn yêu cầu anh/chị…)
(Các tình huống khi viết thư)
Trường hợp thông báo trong thư bằng tiếng anh:
- - I am pleased to announce that…(Tôi rất vui khi thông báo rằng…)
- - I would like to inform that…(Tôi muốn thông báo rằng…)
- - You will be pleased to learn that…(Anh/chị sẽ rất vui khi biết được rằng…)
- - I am afraid it would not be possible that…(Tôi e là không thể…)
- - I would like to express my dissatisfaction with…(Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của tôi với…)
Trường hợp đưa ra lời đề nghị giúp đỡ trong thư bằng tiếng anh chuẩn nhất:
- - Would you like me to…? (Anh/chị có muốn tôi…?)
- - Please do not hesitate to ask/ contact me…(Đừng ngần ngại hỏi/liên hệ với tôi…)
Trường hợp đưa ra lời hứa hẹn:
- - I will contact you again (Tôi sẽ liên lạc với anh/chị lần nữa)
- - I will reply you as soon as possible (Tôi sẽ trả lời anh/chị ngay khi có thể)
- - Please contact me soon (Vui lòng liên lạc với tôi sớm)
Trường hợp thông báo về file đính kèm và kết thúc nội dung trong thư bằng tiếng anh thông dụng:
- - Thanks for your help/ consideration (Cảm ơn sự giúp đỡ/xem xét của anh/chị)
- - Please find attached…( Vui lòng tìm…)
- - Please see the enclosed file of… (Vui lòng xem file đính kèm …)
- - I enclosed the file as below… (Tôi đã đính kèm tài liệu dưới đây…)
(Lưu ý khi viết thư bằng tiếng anh)
1.4. Complimentary close
Phần cuối thư bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau :
- We are looking forward to hearing from you (Chúng tôi mong chờ tin của bạn)
- Best regards (Thân ái)
- Your sincerely (Trân trọng)
Nếu bức thư có đính kèm tài liệu, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ex: Enc : 2..
Cuối cùng là thêm chữ ký và họ tên đầy đủ của người viết. Tùy thể loại thư, bạn sẽ có cách diễn đạt khác nhau. Như vậy là hoàn thành cấu trúc một bức thư thông dụng và chuẩn nhất rồi.
2. Một số lưu ý khi viết thư bằng tiếng Anh thông dụng và chuẩn nhất
- - Không được viết tắt trong thư : Phải viết đầy đủ I am, I have seen, I do not , I will,… không được viết I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen
- - Không nên sử dụng từ địa phương, tiếng lóng, các từ thân mật
Ex: wanna, kid, dad, mate… trừ các bức thư đã quá thân mật
- - Dù thái độ bức thư như thế nào vẫn phải dùng Dear ở đầu thư và dùng please khi muốn yêu cầu
- - Hãy viết cho ngắn gọn, xúc tích nhưng đủ ý. Câu văn đầy đủ chủ vị và ý nghĩa.
- - Dùng chính xác các loại dấu chấm câu và hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!)
- Bạn nên chú ý phân biệt ở cuối thư bằng tiếng anh như :
- Regards, Best Regards : hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống
- Sincerely Yours : dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”
- Faithfully Yours : là cách viết dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì nó mang nghĩa “trung thành”
Tuyền Trần
