Agenda là gì? Cách tạo một bản agenda chuyên nghiệp

Agenda là gì? Đây có lẽ là từ bạn hay bắt gặp ở các cuộc họp, buổi lễ hay hội thảo,… Để biết sâu hơn về từ agenda và các bước chuẩn bị agenda cho một cuộc họp, bạn đọc đừng qua bài viết của GiaiNgo nhé!

Agenda là gì?

Agenda là thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh tế. Agenda được dịch ra là chương trình nghị sự hay chương trình làm việc. Trong một số trường hợp, agenda còn được hiểu là nhật kí công tác hay nhật kí hằng ngày của ai đó.

Bản agenda thể hiện những vấn đề phát sinh cần phải giải quyết ngay trong cuộc họp hoặc hội nghị. Agenda thường được sắp xếp, chuẩn bị hoàn chỉnh trước khi cuộc họp diễn ra.

Phân biệt agenda với một số từ ngữ liên quan

Đôi khi agenda bị nhầm lẫn so với một số từ đồng nghĩa khác dẫn đến việc sử dụng từ ngữ chưa đúng. Sau đây, GiaiNgo sẽ mách bạn phân biệt từ agenda và một số từ ngữ liên quan để bạn có thể sử dụng đúng với ngữ cảnh hơn.

• Schedule: Được hiểu là lịch trình, nó có nghĩa tương tự với agenda. Tuy nhiên, agenda được sử dụng rộng rãi hơn, thậm chí bạn có thể dùng agenda để mô tả về một kế hoạch nào đó.
• Diary: Được dịch ra là sổ ghi chép hằng ngày hay nhật kí. Nội dung bên trong của diary bao gồm ngày tháng năm cùng với khoảng trống để bạn ghi chú.
• Timetable: Thuật ngữ này cũng có nét tương đồng với agenda. Nhưng timetable thường chỉ nói đến một khoảng thời gian trên đó, còn agenda lại thường có nhiều nội dung hơn.

Các bước chuẩn bị Agenda cho một cuộc họp

Một agenda càng được chuẩn bị chỉn chu, kĩ lưỡng sẽ giúp cuộc họp diễn ra càng hiệu quả. Dưới đây là các bước giúp bạn chuẩn bị agenda một cách tốt nhất:

• Bạn nên thông báo với đồng nghiệp trước khi diễn ra cuộc họp vài ngày để các thành viên có thời gian đề xuất các chủ đề thảo luận.
• Xem xét nội dung cuộc họp trước để xác định những vấn đề chưa được giải quyết, những công việc còn tồn đọng. Bạn phải đưa nó ngay vào cuộc họp nhằm thúc đẩy tiến độ công việc.
• Liệt kê những công việc hoặc dự án sắp tới cần được triển khai, thảo luận. Hay những vấn đề mới phát sinh cần được bàn bạc tìm hướng giải quyết.
• Xác định rõ mục tiêu của cuộc họp là gì? Mọi người sẽ thảo luận vấn đề gì? Vấn đề nào là quan trọng và được ưu tiên cao nhất? Trả lời được những câu hỏi này sẽ giúp bạn nhanh chóng sắp xếp được một chương trình hợp lý và đạt năng suất cao nhất.

Cách tạo ra một bản agenda – Chương trình nghị sự cuộc họp

Kĩ năng lập agenda chuyên nghiệp trong doanh nghiệp sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng khi bạn ứng tuyển ở các vị trí công việc như hành chính nhân sự, thư kí,…

Dưới đây, GiaiNgo sẽ bật mí cho bạn cách tạo ra một bản agenda – chương trình nghị sự cuộc họp:

• Đặt một tiêu đề agenda “cực chất”.
• Xác định đối tượng, thời gian và địa điểm.
• Đưa ra mục đích chính cuộc họp diễn ra là gì?
• Note lại những điểm chính của cuộc họp.
• Giải đáp thắc mắc cuối cuộc họp.
• Kiểm tra lần cuối agenda trước khi phát.

Hình thức của Agenda đẹp, chuẩn

Một bản agenda chuẩn và đẹp mắt sẽ giúp người đọc dễ tiếp thu những thông tin cần thiết trong cuộc họp. Đồng thời, nó thể hiện được tính chuyên nghiệp của người lập.

Dưới đây là một vài lưu ý về hình thức và nội dung trình bày của một agenda chuẩn và đẹp.

• Tiêu đề cuộc họp nên ngắn gọn, súc tích thường đặt trên cùng của văn bản. Chọn font chữ dễ đọc, size chữ lớn hơn so với phần văn bản còn lại. Màu font chữ, màu nền và logo công ty nên phối hợp hài hòa.
• Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự được thể hiện ngay dưới tiêu đề cuộc họp. Ghi rõ ngày, tháng, năm mà cuộc họp diễn ra. Địa điểm cũng cần được ghi rõ, không nên viết chung chung tên công ty nào đó.
• Nội dung chương trình được chia thành từng mục cụ thể, sắp xếp lần lượt theo trình tự thời gian. Công việc nào quan trọng nên được xếp đầu tiên. Ngoài ra, bạn có thể thêm 1 cột người phụ trách để mỗi người có trách nhiệm hơn đối với nội dung mình đảm nhiệm.
• Bạn nên ước tính thời gian cụ thể cho mỗi chủ đề. Điều này giúp người chủ trì cuộc họp cũng như người tham gia có thể phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi chủ đề, giúp phần thảo luận diễn ra nhanh chóng mà vẫn đạt được hiệu quả tối đa nhất.

Vừa rồi là những chia sẻ của GiaiNgo liên quan đến bản agenda. Hi vọng qua bài viết này độc giả hiểu được agenda là gì cùng với cách tạo agenda một cách chuyên nghiệp. Chúc các bạn tạo một bản agenda chuẩn đẹp và thu hút nhất mang lại hiệu quả cao cho cuộc họp.