Or you want a quick look: Những điều cơ bản về công thức trong Excel bạn cần nắm vững
Chủ doanh nghiệp thường coi Excel như là công cụ hàng đầu của họ, bởi đây là công cụ phục vụ hầu hết cho các công việc quan trọng của họ, Excel là công cụ bắt kịp cho nhiều thứ. Excel là công cụ rất hữu ích nhưng phải làm việc với nó thường xuyên, bạn phải xây dựng bao công thức mỗi ngày và bạn phải cần rất nhiều thời gian để xây dựng các công thức chính xác. Bài viết này mang đến cho bạn một số mẹo hay giúp bạn cải thiện năng suất và tiết kiệm thời gian với công thức Excel.
>> Một số thủ thuật làm giảm dung lượng file Excel >> Hàm Right và cách sử dụng hàm Right trong Excel và ví dụ minh họa
Những điều cơ bản về công thức trong Excel bạn cần nắm vững
Trước khi áp dụng bất kỳ công thức hoặc hàm nào vào để tính toán và thống kê số liệu bạn cần phải nắm bắt được những lưu ý cơ bản sau đây:
– Tất cả các hàm và công thức trong học Excel đều bắt đầu bằng dấu ” = ” Nếu không có thì coi như công thức đó không có giá trị
– Cú pháp nhập để tính giá trị là ” = công thức hoặc phép tính ” kết thúc bằng enter để hoàn thành
– Công thức đúng sẽ trả về kết quả. Công thức sai thì kết quả xuất hiện : #N/A, #REF!, #NAME?,….
20 công thức trong Excel và các hàm bạn nên nhớ
Công thức Excel giúp bạn xác định mối quan hệ giữa các giá trị trong các ô của bảng tính, thực hiện các phép tính toán học bằng các giá trị đó và trả về giá trị kết quả trong ô bạn chọn. Các công thức bạn có thể tự động thực hiện bao gồm tổng, trừ, tỷ lệ phần trăm, chia, trung bình… Trong các phiên bản Excel gần đây thì bạn có thể thể tìm và chèn các công thức Excel vào ô tính cụ thể ở trong tab Formulas trên thanh menu.
Các công thức trong Excel
Sử dụng các công thức của các hàm trong Excel sẽ khiến bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian của mình.
1. Hàm Sum
Tất cả công thức trong Excel được thực hiện bằng dấu = và theo sau là các thẻ văn bản cụ thể biểu thị công thức bạn muốn Excel thực hiện. Công thức sum trong Excel là một trong những công thức cơ bản nhất, cho phép bạn tìm tổng của 2 hoặc nhiều các giá trị khác nhau. Muốn thực hiện tính tổng của các giá trị chỉ cần nhập công thức =SUM(giá trị 1, giá trị 2,…). Các giá trị ở đây cũng có thể là các số thực, hoặc bằng số trong một ô cụ thể của bảng tính của bạn. Có thể tính tổng giá trị của danh sách các số.
Hàm Sum trong Excel
2. Percentage
Đây là công thức tính tỷ lệ phần trăm trong Excel, bạn hãy nhập các ô tìm tỷ lệ phần trăm, để chuyển đổi giá trị thập phân thành tỷ lệ phần trăm, chọn ô và nhấp vào tab trang chủ chọn Percentage.
Percentage trong Excel
Không có công thức Excel để tính phần trăm cụ thể, nhưng chúng ta có thể quy đổi và dạng tỉ lệ phần trăm để các bạn không bị vướng mắc.
3. Phép trừ
Để thực hiện các phép trừ trong Excel, bạn chỉ cần nhập ô cần thực hiện phép trừ và sử dụng công thức hàm SUM hoặc là sử dụng định dạng. Ví dụ tính hiệu của 98 và 80:
Phép trừ trong Excel
4. Phép nhân
Để thực hiện công thức nhân trong Excel, bạn chỉ cần thực hiện nhập công thức theo định dạng và công thức này dùng dấu hoa thị để biểu thị công thức nhân. Ví dụ với phép tính:
Phép nhân trong Excel
5. Phép chia
Phân chia trong Excel là một trong những chức năng đơn giản nhất bạn có thể thực hiện. Để làm như vậy, hãy chọn một ô trống, nhập dấu bằng, “=,” và theo dõi nó với hai (hoặc nhiều) giá trị bạn muốn chia bằng dấu gạch chéo về phía trước, “/,” ở giữa.
Phép chia trong Excel
6. Hàm DATE
Công thức DATE trong Excel được ký hiệu = DATE (year,month,day) . Công thức này sẽ trả về một ngày tương ứng với các giá trị được nhập trong ngoặc đơn – ngay cả các giá trị được gọi từ các ô khác. – Tạo ngày từ các giá trị ô:
Hàm Day trong Excel (1)
– Tự động thiết lập ngày hôm nay nhập công thức:
Hàm Day trong Excel (2)
– Trong cả hai cách sử dụng công thức ngày của Excel, ngày trả về của bạn phải ở dạng “mm / dd / yy” – trừ khi chương trình Excel của bạn được định dạng khác nhau.
7. ARRAY
Mảng số rất hữu ích để thực hiện nhiều công thức cùng một lúc trong một ô để bạn có thể thấy một tổng, hiệu, sản phẩm hoặc thương số cuối cùng. Ví dụ: nếu bạn đang tìm kiếm tổng doanh thu bán hàng từ một số đơn vị đã bán, thì công thức mảng trong Excel là hoàn hảo cho bạn. Đây là cách bạn làm điều đó:
Array trong Excel
Khi muốn tìm ra kết quả, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter.
8. Hàm COUNT
Công thức COUNT trong Excel được ký hiệu =COUNT(Start Cell:End Cell). Công thức này sẽ trả về một giá trị bằng với số lượng mục được tìm thấy trong phạm vi ô mong muốn của bạn. Ví dụ: nếu có tám ô có giá trị được nhập giữa A1 và A10, = COUNT (A1: A10) sẽ trả về giá trị 8.
Công thức COUNT trong Excel đặc biệt hữu ích cho các bảng tính lớn , trong đó bạn muốn xem có bao nhiêu ô chứa các mục thực tế. Công thức này sẽ không thực hiện bất kỳ phép toán nào về giá trị của các ô. Công thức này chỉ đơn giản là tìm ra có bao nhiêu ô trong một phạm vi được chọn bị chiếm dụng với một cái gì đó.
Hàm Count trong Excel
9. AVERAGE
Để thực hiện công thức tính trung bình trong Excel, sử dụng công thức theo hàm average theo định dạng: =AVERAGE(number1,number2,…), hoặc =AVERAGE(giá trị đầu:giá trị cuối). Điều này sẽ tính trung bình của tất cả các giá trị hoặc phạm vi của các ô có trong ngoặc đơn. Việc tìm trung bình của một phạm vi ô trong Excel giúp bạn không phải tìm các tổng riêng lẻ và sau đó thực hiện một phương trình phân chia riêng trên tổng số của bạn. Sử dụng = AVERAGE làm mục nhập văn bản ban đầu của bạn, bạn có thể để Excel thực hiện tất cả công việc cho bạn.
10. SUMIF
Công thức hàm sumif trong Excel: =SUMIF(range, criteria, [sum_range]). Giả sử bạn muốn xác định lợi nhuận bạn đã tạo từ danh sách khách hàng tiềm năng được liên kết với mã vùng cụ thể hoặc tính tổng tiền lương của một số nhân viên – nhưng chỉ khi họ vượt quá một mức cụ thể. Với hàm SUMIF, bạn có thể dễ dàng cộng tổng các ô đáp ứng các tiêu chí nhất định. Để vận dụng hàm trong ví dụ dưới đây, tìm tổng số tiền có số tiền lớn hơn 70000:
Hàm sumif trong Excel
Và cho ra kết quả là 300000 khi kết thúc công thức hàm nhấn enter.
11. TRIM
Công thức TRIM trong Excel có nhiệm vụ loại bỏ các khoảng trắng trước và sau văn bản được nhập vào ô. Thay vì siêng năng loại bỏ và thêm khoảng trắng khi cần, bạn có thể dọn sạch mọi khoảng cách không đều bằng cách sử dụng chức năng TRIM, được sử dụng để xóa khoảng trắng thừa khỏi dữ liệu (ngoại trừ khoảng trắng giữa các từ). Cú pháp: =TRIM(text)
Xem thêm bài viết liên quan:
>>> Subtotal là gì? Cách dùng hàm Subtotal trong Excel kèm ví dụ
>>> Cách dùng hàm address – Hàm trả về địa chỉ ô trong Excel
>>> Hàm Average và cách tính trung bình trong Excel bằng hàm Average
>>> Cách dùng hàm replace trong Excel
12. VLOOKUP
Hàm VLOOKUP thực hiện tra cứu dọc bằng cách tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của bảng và trả về giá trị trong cùng một hàng ở vị trí index_number.
Hàm VLOOKUP là một hàm tích hợp trong các hàm của Excel. Nó có thể được sử dụng như một hàm bảng tính (WS) trong Excel. Là một hàm trang tính, hàm VLOOKUP có thể được nhập như một phần của công thức trong một ô của trang tính. Cú pháp: =VLOOKUP( value, table, index_number, [approximate_match] ) Value: Giá trị để tìm kiếm trong cột đầu tiên của bảng. Table: Hai hoặc nhiều cột dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Index_number: Số cột trong bảng mà từ đó giá trị khớp phải được trả về. Cột đầu tiên là 1. Approximate_match: Không bắt buộc. Nhập FALSE để tìm một kết hợp chính xác. Nhập TRUE để tìm một kết quả gần đúng. Nếu tham số này bị bỏ qua, TRUE là mặc định.
13. AutoSum
Có lẽ SUM () là hàm được sử dụng nhiều nhất trong Microsoft Excel. Tuy nhiên, nhiều người dùng gõ chức năng này bằng tay, điều này thực sự không hiệu quả. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng tùy chọn AutoSum có sẵn trên Formulas trên thanh menu hoặc sử dụng đơn giản phím tắt Alt + = AutoSum rất thông minh để đoán phạm vi tổng và bạn có thể dễ dàng thay đổi phạm vi bên trong chức năng.
Autosum trong Excel
14. MIN/MAX
Sử dụng hàm MIN để tìm số nhỏ nhất trong một phạm vi giá trị và hàm MAX để tìm số cao nhất. Cú pháp cho các hàm này là: = MIN (range); = MAX (range) trong đó range bằng với danh sách các số bạn đang tính.
Min Max trong Excel
15. CONCAT / CONCATENATE
Các hàm CONCAT và CONCATENATE thực hiện cùng một điều: cả hai kết hợp nhiều ô, phạm vi hoặc chuỗi dữ liệu vào một ô. Việc sử dụng phổ biến nhất của chức năng này là kết hợp tên và họ vào một ô,…
16. NOW
Bạn muốn xem ngày giờ hiện tại bất cứ khi nào bạn mở một bảng tính cụ thể? Nhập = NOW() vào ô nơi bạn muốn xem. Nếu bạn muốn xem một ngày trong tương lai từ ngay bây giờ, bạn có thể sử dụng công thức như =NOW()+32. Hàm now không nhận bất kỳ đối số nào vì vậy đừng đặt bất cứ thứ gì vào giữa các dấu ngoặc.
17. CONDITIONAL FORMATTING
Về mặt kỹ thuật, đây không phải là một công thức, nhưng nó là một công cụ cực kỳ hữu ích được tích hợp ngay trong Excel. Nếu bạn về Home -> Styles -> Conditional formatting, bạn có thể chọn nhiều tùy chọn sẽ đưa ra kết quả nếu một số điều là đúng. Bạn có thể làm rất nhiều thứ với cách làm trên.
18. INDEX + MATCH
Sự kết hợp của 2 hàm chức năng để truy xuất dữ liệu đa chiều, này sẽ giúp bạn khắc phục những hạn chế gây ra những khó khăn của hàm vlookup, công thức kết hợp hàm: = INDEX (danh sách các giá trị, MATCH (những gì bạn muốn tra cứu, cột tra cứu, định danh sắp xếp)) Bạn có thể tìm kiếm toàn bộ bảng tính cho các giá trị thay vì chỉ tìm kiếm cột ngoài cùng bên trái.
19. PROPER
PROPER rất hữu ích khi cơ sở dữ liệu của bạn có nhiều văn bản được định dạng kỳ lạ trông lộn xộn với chữ viết hoa ở sai vị trí. Nếu ô A1 nói ” intErestIng EnginEEring is greaT” bạn có thể gõ = PROPER (A1) và nó sẽ đưa ra ” Interesting Engineering is Great”.
20. AND
Đây là một hàm logic khác trong các hàm Excel và nó sẽ kiểm tra xem một số thứ là đúng hay sai. Ví dụ: = AND (A1 = “TỐT”, B2> 10) sẽ xuất TRUE nếu A1 là TỐT và giá trị của B2 lớn hơn 10. Bạn cũng có thể kiểm tra nhiều giá trị hơn hai, chỉ cần thêm nó vào dấu phẩy khác.
Đây là một số những công thức trong Excel được dùng phổ biến và hỗ trợ đắc lực cho người sử dụng thực hiện cho các công việc khi dùng Excel.
Và để có thể khai thác sức mạnh xử lý số liệu tuyệt vời của Excel bạn rất nên có cho mình một lộ trình học tin học văn phòng, học Kế toán online cơ bản và đầy đủ nhất
>> Và tất cả sẽ có trong khóa học “Chinh phục Excel công sở” tại Unica!
“Chinh phục Execl công sở” – khóa học tin học văn phòng cực hot
Được giảng viên Nguyễn Thành Đông trực tiếp hướng dẫn, khóa học “Chinh phục Execl công sở” sẽ đem đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng sử dụng phần mềm xử lý số liệu Excel một cách nhanh chóng, bài bản và chi tiết nhất.
Tham khảo khóa học “Chinh phục Execl công sở”
XEM NGAY: Chinh phục Execl công sở
Với 34 bài giảng trực tuyến, khi tham gia khóa học này các học viên sẽ có thể thành thạo được Excel chỉ sau 11 giờ học, nhanh chóng hiểu và ứng dụng thành thạo các công thức tính toán và xử lý số liệu trong Excel một cách hiệu quả, đồng thời biết cách kết hợp các hàm và thực hiện các công thức tính tóan sao cho chính xác và nhanh nhất có thể. Bạn sẽ có được một nền tảng kỹ năng tin học văn phòng vững vàng và ứng dụng ngay những kiến thức này vào trong công việc và học tập rất hiệu quả.
Vậy còn chờ gì nữa, “Chinh phục Execl công sở” ngay hôm nay thôi!
Xin cảm ơn và chúc bạn thành công.
Chúc bạn thành công!
Tags: Excel
