5S là chương trình cải tiến năng suất phổ biến tại Nhật và đang trở nên phổ biến tại nhiều nước khác. 5S là một trong các công cụ sắc bén của sản xuất tinh gọn. Nó là một công cụ giúp bạn tổ chức không gian làm việc một cách hiệu quả hơn, an toàn hơn và trực quan cuốn hút hơn. Nó không đơn giản chỉ là một quá trình giữ vệ sinh như một số người nghĩ mà nó là cách tổ chức nơi làm việc.
Vào năm 1986, 5S bắt đầu được áp dụng tại các Công ty ở Singapore và ngày càng nhiều Công ty ở đây áp dụng 5S thành công. Những năm gần đây, 5S được phổ biến rộng rãi tại Malaysia, Thái Lan, H́àn Quốc, Trung Quốc, Ấn Độ, Srilanka, Nga, Hungary, Ba Lan, Bungari, Colombia, Uruguay, Brazil, Costarica, Mêhicô và Việt Nam.
5S là sự khởi đầu của một cuộc sống năng suất, thoải mái và lành mạnh cho mọi người khi làm việc. Đây là yếu tố cơ bản đối với việc cải tiến năng suất. Khi thực hiện đúng, 5S có thể đem tới hiệu quả tiết kiệm từ 10% tới 30%.
5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Thông thường, 5 từ này được dùng nguyên gốc tiếng Nhật. Tuy nhiên, trong tiếng Việt chúng ta có thể sử dụng các từ tương đương là: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng và trong tiếng Anh là: Sort, Straighten, Sweep, Standardize, Sustain.
1. Seiri - Sàng lọc (Sort): là phân loại và bỏ đi các vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc:
Seiri - Khu vực làm việc được phát quang
Bước đầu tiên của 5S trong sản xuất tinh gọn là sàng lọc, loại bỏ những thứ không cần thiết ở nơi làm việc. Điều này có nghĩa là mọi thứ không đặc biệt cần thiết cho các quá trình được thực hiện tại khu vực nói trên, các dụng cụ và đồ đạc cũ, những thứ không cần thiết dưới gầm bàn, những mảnh vụn thừa cắt ra từ nguyên vật liệu chất đống sau máy móc. Nếu không thực sự cần đến nó một cách thường xuyên, hãy vứt bỏ đi! Đây là một bước cần sự tham gia của tất cả mọi người.
Những thứ hiển nhiên là không cần thiết thì nên coi nó là rác và vứt đi, bạn không cần đến nó, đó chính là cách làm. Nguyên vật liệu và các dụng cụ mà chưa phải là rác hẳn thì nên chuyển tới một khu vực cách ly để phân loại về sau. Những thứ quá nặng mà không còn cần đến, những thứ cần sửa chữa hoặc mọi người không chắc chắn về tình trạng của nó nên được nhận biết bằng cách gắn cờ đỏ.
Khối lượng rác có thể được phát hiện trong giai đoạn này thường đáng ngạc nhiên và khối lượng nhỏ các thứ còn lại trong khu vực làm việc thực tế thực sự mở mắt chúng ta. Tôi đã tìm thấy những tấm nguyên liệu hơn 10 năm và không được sử dụng khi dọn dẹp một số khu vực!
Ở cuối giai đoạn này, những thứ duy nhất nên giữ lại ở chỗ làm việc là các dụng cụ và nguyên vật liệu đặc trưng theo yêu cầu của khu vực này, ngoài ra không có gì khác. Những thứ cố định nặng hơn sẽ xử lý trong thời gian ngắn.
Những thứ đã được chuyển tới khu vực cách ly và những thứ được cắm cờ đỏ bây giờ cần được xử lý. Lôi kéo tất cả những người có liên quan và thống nhất với họ để bố trí sắp xếp. Nó có phải rác không, nếu đúng thì vứt nó đi! Nếu nó thuộc về một nơi khác, hãy đặt nó ở nơi đấy. Nếu nó cần được giữ lại do thỏa thuận với khách hàng nhưng chưa dùng đến ngay thì cất kỹ trong kho cho khỏi vướng. Nếu nó là một vật gây che khuất mà chỉ sử dụng một hoặc hai lần một năm thì xem liệu nơi làm việc có đủ chỗ cho nó không, nếu không thì chuyển nó tới khu vực kho chứa cho khỏi vướng. Hãy quyết định đối với từng hạng mục là bạn phải làm gì với nó cho tới khi bạn xử lý xong tất cả, việc này có thể mất một chút thời gian nhưng sẽ thật ngạc nhiên vì khối lượng rác có trong một số khu vực làm việc. Những thứ to và nặng hơn cần phải sắp xếp và bảo dưỡng thì hãy chuyển hoặc sửa nó cho hợp lý.
2. Seiton - Sắp xếp (Straighten): là bố trí / sắp xếp các đồ vật cần thiết theo trật tự thích hợp sao cho có thể dễ dàng chọn lựa chúng khi cần dùng.
Seiton - Tổ chức nơi làm việc - Đánh dấu lên sàn nhà
Bước 2 của 5S thực sự bắt đầu tạo ra sự khác biệt đối về cách bố trí và hiệu quả môi trường làm việc. Bây giờ chúng ta cần xác định chính xác cái nào thuộc về nơi nào và đưa ra vị trí được nhận biết rõ ràng cho chúng.
Các thứ cần thiết được để càng gần nơi sử dụng chúng càng tốt, ở nơi vừa an toàn vừa dễ dàng lấy ra. Những người có liên quan cần xem xét các cá nhân làm việc như thế nào và họ sẽ đạt được mỗi hạng mục ra sao. Đây là nơi một đội có thể thực sự đạt tới những ý tưởng cải tiến thông minh. Các yếu tố được đưa vào phía sau của ghế, giá đỡ được gắn với bánh xe mà có thể di chuyển với người lắp ráp, bàn làm việc di động và giá đỡ dụng cụ, túi dụng cụ được những người sử dụng đeo, bàn lăn bên cạnh máy móc và chỗ chứa dụng cụ để những dụng cụ nặng có thể được để đúng chỗ ngay bằng tay mà không cần sự dụng thiết bị nâng vân vân… Phần lớn các ý tưởng đến vào giai đoạn này thường không có giá trị hoặc có giá trị thấp. Điều này thực sự được tiến hành để xây dựng nền tảng vững chắc cho việc thực hiện sản xuất tinh gọn.
Nhóm 5S cần suy nghĩ kỹ về việc khi nào và ở đâu thì các thiết bị được yêu cầu. Những thiết bị đó nếu được sử dụng nhiều nhất thì nên cất gần nơi sử dụng nhất và những cái ít dùng tới nhất thì cất ở xa hơn. Nguyên tắc 80:20 của Pareto thường đề cập đến điểm này.
Tất cả các vị trí nên được nhận biết rõ ràng hoặc là bằng các nhãn mác rõ ràng trên khoảng trống của giá đỡ, đánh dấu các khu vực sơn trên sàn nhà để chỉ ra vị trí của nguyên vật liệu, tạo các dấu đặt các dụng cụ…
Một khi điều này được thực hiện thì sẽ thấy rõ ràng cái gì thuộc về nơi nào. Nếu có vật gì bị đặt tại nơi không thuộc về nó thì hiển nhiên sẽ thấy ngay. Nếu cái gì bị mất thì hiển nhiên cũng phát hiện ra ngay.
3. Seiso - Sạch sẽ (Sweep): là làm vệ sinh nơi làm việc của mình hoàn chỉnh sao cho không còn bụi trên sàn nhà, máy móc hay thiết bị.
Seiso - Kiểm tra hỏng hóc hoặc rò rỉ Seiso - Làm sạch hoàn toàn
Sạch sẽ là đề cập đến việc làm sạch hoàn toàn nơi làm việc. Bạn đã vứt đi tất cả rác thải và tổ chức lại mọi thứ để có chỗ cho mọi thứ và mọi thứ được sắp xếp đúng chỗ. Bây giờ hãy làm sạch mọi thứ và để chúng quay về tình trạng tốt.
Lau chùi máy móc và sơn lại nếu cần, sửa chỗ rò rỉ dầu, sơn lại sàn nhà, xóa bỏ vết dầu mỡ … Hãy làm cho nơi làm việc trông như mới! Quan điểm cho phần này là không chỉ làm cho mọi thứ đẹp và tạo hình ảnh tốt hơn đối với khách hàng của bạn mà nó còn một điểm quan trong hơn nhiều nữa, đó là nó làm cho các vấn đề được nhận thấy. Rò rỉ dầu, nguyên vật liệu lãng phí … sẽ trở lên dễ thấy hơn nhiều khi bạn dọn dẹp và buộc bạn phải giải quyết vấn đề hơn là sống chung với chúng.
Ở thời điểm này, hãy tạo ra một kế hoạch vệ sinh chính thức, ai nên làm gì, khi nào, làm với cái gì… Kế hoạch này nên được dán ở khu vực có yêu cầu về nguyên vật liệu. Sau một thời gian, nên xem xét tại sao họ lại phải làm sạch, cái gì gây ra “bụi bẩn”, tại sao mạt bụi lại lắng đọng ở đấy, việc bảo vệ chúng có sai không, có cách để loại bỏ chúng tự động không…
4. Seiketsu - Săn sóc (Standardize): là duy trì nơi làm việc của mình sao cho năng suất và thuận lợi bằng cách lặp đi lặp lại các hoạt động Seiri-Seiton-Seiso.
Seiketsu - Danh mục kiểm tra
3 giai đoạn đầu của 5S thường được làm chung với nhau trong thời gian vài ngày phụ thuộc vào quy mô của khu vực. Bước 4 nói về việc duy trì cải tiến và cải tiến hơn nữa.
Bước này thường đạt được thông qua việc sử dụng các cuộc đánh giá và danh mục kiểm tra (checklist) cụ thể, đảm bảo rằng việc cái gì nên ở đâu và mọi thứ được làm như thế nào được xác định rõ ràng. Các cuộc đánh giá này nên thực hiện theo nguyên tắc độc lập, khách quan và được tiến hành đánh giá bởi một người không liên quan tới khu vực này
Kết quả đánh giá nên được công bố rõ ràng cùng với các hành động khắc phục nếu cần. Nhiều công ty cho tiến hành thi đua giữa các khu vực khác nhau trong công ty hoàn thành việc cải tiến và duy trì mức 5S của họ.
5. Shitsuke - Sẵn sàng (Sustain): là đào tạo mọi người tuân thủ thói quen làm việc tốt và giám sát nghiêm ngặt các nội qui tại nơi làm việc.
Shitsuke - Bảng tin
Chỉ làm 4 giai đoạn đầu của 5S thì không đủ. Nhiều công ty chỉ cố gắng đạt được 3 hoặc 4 bước đầu và sau một thời gian, mọi thứ bắt đầu quay trở lại và sau vài năm bạn lại tích được một đống rác khổng lồ và rồi mọi thứ quay trở lại khi chúng bắt đầu.
Nếu không có sự trau giồi để điều khiển quá trình này và tiếp tục thực hiện cải tiến thì những thay đổi này sẽ rơi vào thất bại. Bước 5, giai đoạn bị tránh né nhất và khó nhất có nội dung là duy trì thành quả. Tất cả mọi người từ nhân viên quét dọn đến Tổng giám đốc điều hành nên cam kết 100% thực hiên thay đổi này như một phần của cuộc sống hàng ngày. Lợi ích của 5S sẽ to lớn nếu thực hiện đúng, đừng để mất chúng. Đây là một nền tảng vững chắc để thực hiện cải tiến sản xuất tinh gọn cho doanh nghiệp của bạn
Nên có một bảng tin 5S đặt ở mỗi khu vực chỉ ra quá trình này được thực hiện thế nào, các quá trình thực hiện tiêu chuẩn, đánh giá … Điều này sé duy trì sự ghi nhớ cái gì đã làm và nhắc nhở việc tiếp tục làm sạch, kiểm tra…
Download Tài liệu 5S
Liên hệ với QC Global để được tư vấn thêm về 5S
